Beeple: het online vrijwilligersportaal
Muziekcentrum De Bijloke werkt met een groot team van enthousiaste vrijwilligers. Zo'n groot team inplannen op meer dan 150 concerten en events per jaar is niet eenvoudig.
Daarom gebruiken we Beeple, een app & website waarmee elke vrijwilliger zijn/haar beschikbaarheden kan doorgeven en ten allen tijde de planning kan raadplegen. De app is heel overzichtelijk en is beschikbaar voor Iphone en Android. Werk je liever met de PC, gebruik dan de website.
Een paswoord kiezen
Zodra wij je hebben toegevoegd aan onze lijst met vrijwilligers kan je inloggen op Beeple. De eerste keer moet je een paswoord kiezen. Ga naar deze pagina en vul je emailadres is. Je ontvangt een linkje waarmee je een paswoord kan kiezen. Daarna ben je meteen ingelogd en kan je je beschikbaarheden ingeven
De App installeren
Beeple heeft ook een overzichtelijke app voor Android en iOS. Je kan er zowel je beschikbaarheden mee doorgeven als je werkschema raadplegen.
- Installeer de app via de app store of Play store.
- Log in met je emailadres en paswoord. Bij URL vul je in: vrijwilligers.bijloke.be
Stap 1. beschikbaarheid: vacatures
Je ontvangt regelmatig een email waarin we je vragen om je beschikbaarheden door te geven. Log in op Beeple of open de app en ga naar 'Vacatures'. Je ziet er een lijst met alle shifts die in de toekomst liggen. Dit zal vaak een lange lijst zijn. Pas de zoekfilter aan om die voor jou passend te maken. Je kan vb. filteren op de nieuwe vacatures, of op de dag van de week waarop de shift valt (handig als je nooit vrij bent op bepaalde dagen).
Klik op 'kandidatuur' in de lijst om je kandidaat te stellen voor een bepaalde shift.
Op de website:
In de app:
Stap 2. de planning: mijn werk
Als de planning is gemaakt ontvang je weer een email van ons. Op dat moment kan je de website of app raadplegen om te kijken op welke events je bent ingepland en voor welke taken.
Ga naar 'mijn werk'. Daar vind je:
- Inschrijvingen: de shifts waarvoor je bent gepland
- Kandidaturen: de shifts waarvoor je kandidaat bent, maar (nog) niet bent gepland. Hier kan je bepaalde kandidaturen ook annuleren.
- Uitnodigingen: de planner kan je ook uitnodigen voor een bepaalde shift waarvoor je geen kandidaat bent. Deze kan je hier aanvaarden.
op de website:
in de app:
Het kan uitzonderlijk gebeuren dat je ziek wordt of door omstandigheden moet afhaken. Als het om een taak gaat die je al bevestigd hebt vragen we in die gevallen zelf voor vervanging te zorgen. Onder 'documenten' in Beeple vind je een lijst met de contactgegevens van vrijwilligers die je hiervoor kan aanspreken. Spreek af met een andere vrijwilliger en geef je vervanging door via een een mailtje aan vrijwilliger@debijloke.be.