Teamplan: het online vrijwilligersportaal

Muziekcentrum De Bijloke werkt met een team van een 60-tal enthousiaste vrijwilligers. Zo'n groot team inplannen op meer dan 150 concerten en events per jaar is niet eenvoudig. Daarom gebruiken we Teamplan, een website waar elke vrijwilliger zijn/haar beschikbaarheden kan doorgeven en ten allen tijde de planning kan raadplegen.

 

Hoe werkt het?

De planning van wie wanneer werkt wordt in blokken van 1 maand opgemaakt. Iedere maand wordt de planning van de volgende maand opgemaakt in 3 stappen, waarvoor 3 tabbladen zijn voorzien in Teamplan.

 

 

Stap 1. beschikbaarheid

Je ontvangt rond de 10e van elke maand een email met een linkje naar de Teamplan-pagina waar je jouw beschikbaarheden kan ingeven.

 

Je kan per taak aanduiden of je beschikbaar bent of niet. In de mail staat een einddatum voor het doorgeven van je beschikbaarheid. Na deze datum gaat de beschikbaarheid 'op slot' en kan onze planner aan het werk om de puzzel te leggen.

 

Stap 2. bevestiging

Enkele dagen later ontvang je een email met een linkje naar de Teamplan-pagina waar je ziet op welke taken je wordt ingepland. Je wordt gevraagd deze te bevestigen voor een bepaalde einddatum. 

 

Stap 3. planning

Je ontvangt een email met jouw defintieve planning als pdf in bijlage. Je kan ook steeds inloggen in Teamplan om je persoonlijke planning te bekijken onder 'mijn planning'.

 

Inloggen en de planning consulteren

Je kan ten allen tijde inloggen op debijloke.teamplan.com om jouw persoonlijke planning én de volledige vrijwilligersplanning in te kijken.

 

LET OP op het loginscherm gebruik je je emailadres en wachtwoord om in te loggen.

 

Je eigen planning

Kies in het menu bovenaan voor 'mijn planning'. Je krijgt een kalender te zien waarin je kan wisselen tussen maand/dag/week weergave. Je ziet alleen de taken waarop jij gepland bent. Klik een taak aan om te zien wie er nog op deze taak is gepland.

 

De volledige planning

Kies in het menu bovenaan voor 'onze agenda'. Je krijgt een kalender te zien waarin je kan wisselen tussen maand/dag/week weergave. Klik de taken aan om te zien wie er gepland is.

 

 

Taken annuleren en ruilen

Het kan uitzonderlijk gebeuren dat je ziek wordt of door omstandigheden moet afhaken. Als het om een taak gaat die je al bevestigd hebt vragen we in die gevallen zelf voor vervanging te zorgen. Spreek af met een andere vrijwilliger en geef je vervanging door via een een mailtje aan vrijwilliger@debijloke.be

 

Wij passen de regelmatig de planning aan. De laatste stand van zaken vind je in 'onze planning'. Als het een last-minute vervanging betreft, zorg er dan ook zeker voor dat de juiste naam te vinden is in de groene map met de urenregistratie aan de balie! Zo kunnen we de forfetaire vergoeding correct uitbetalen.

 

FAQ 

- Ik raak niet ingelogd. Wat nu?

Ga naar https://debijloke.teamplan.com/. Je gebruikersnaam is steeds je emailadres. Als je je wachtwoord vergeten bent kan je het resetten met de link 'wachtwoord vergeten?'. Nog steeds problemen? contacteer ons via vrijwilliger@debijloke.be

 

- Ik ben te laat om mijn beschikbaarheid door te geven voor volgende maand. Wat nu?

Als je te laat bent om je beschikbaarheid door te geven zie je een lege lijst onder 'beschikbaarheid'. In de dagen na het afsluiten van de beschikbaarheid wordt de planning opgemaakt. Als er dan nog events zijn met openstaande taken wordt er een tweede email-oproep gestuurd voor deze taken.